Você pode ter o melhor sistema, ser o mais caro no mercado, e ter a maior equipe de suporte disponível para você. Mas, se a gestão do seu posto não se comprometer com a sustentação do seu sistema, tudo vai pôr água abaixo”.
Quantas e quantas vezes ouço que o sistema mantido pelo posto não funciona. Que é complexo, ou até mesmo que não ajuda. Será que você já pensou assim um dia?
Quantos empresários fazem rodízios de sistema, pois o atual sempre não funciona. Vivem trocando de sistema, pagando implantações e acrescendo o valor da manutenção mensal, na tentativa de um sistema resolver o problema de gestão. Para quebrar todos esses paradigmas, vou relatar a importância de se utilizar o sistema de gestão como seu maior aliado, no caso, melhor aliado do Posto!
Subutilização do sistema – Eu sempre começo dizendo: “Você pode ter o melhor sistema, ser o mais caro no mercado, e ter a maior equipe de suporte disponível para você. Mas, se a gestão do seu posto não se comprometer com a sustentação do seu sistema, tudo vai pôr água abaixo”.
Ou seja, o sistema não faz mágica! Ainda rs! Qualquer sistema que for instalado ou escolhido no posto deve receber informações reais e completas que representarão a saúde financeira e operacional do seu posto de combustível.
Mas qual a razão que leva a subutilização do sistema do posto? Essa resposta é simples: Os gestores deixam de acreditar no sistema em razão do processo que é criado para que tudo funcione, pois dá trabalho. Realmente dá trabalho manter um sistema funcionando, exige comprometimento, clareza, gestão rápida e pró atividade. Ou seja, requer um conjunto de atitudes e atividades, mas que juntas e efetivas farão que o sistema funcione como um relógio.
Começa por um dia de atraso nos registros das transações e documentos, depois passa acumular uma semana, um mês, um ano…e pronto, o sistema não tem mais utilidade. Bom para resumir, depois de muito tempo acumulado sem registros, com certeza a gestão desanima, pois virou uma bola de neve e deixa tudo como está passando a utilizar apenas para exigência fiscal, pois sua essência foi perdida no caminho.
Será que o motivo de você não gostar, não utilizar 100%, trocar constantemente e entender ser desnecessário sua manutenção é motivo para não primar pela gestão do seu posto?
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Enfim, esse artigo é um alerta aos donos e gestores que subestimam os sistemas de gestão e passam a fazer gestão e tomar decisões pelo “achismo”. Para tentar esclarecer melhor a finalidade de um sistema de gestão em posto, a seguir vou relatar suas funcionalidades e como conseguir fazer funcionar a rotina de informações e valorizar a utilização de um sistema.
Qual a importância do sistema de gestão no posto de combustível? O sistema de gestão veio para ajudar donos e gerentes de postos conhecerem mais os âmbitos da contabilidade e finanças decorrentes das atividades da operação. Sabemos que o coração da empresa não é apenas vendas, mas sim a capacidade em gerar condições financeiras e estratégicas para se fazer as vendas. Sem dinheiro, sem precificação, sem contabilidade não é possível algum empresário dizer que está tendo lucro ou está escalando seu negócio.
Portanto o objetivo do sistema de gestão é: Inserir informações da operação (Input), Fazer o sistema agrupar e preparar um banco de dados e informações (processamento) e, por fim, emitir informações gerenciais solicitadas (output), fiscais, financeiras, operacionais, contábil, entre outras, que farão o dono ou gestor tomar as decisões baseadas em fatos, a partir da emissão de relatórios.
Como ter super utilização do sistema? Primeiramente o dono ou gestor não devem terceirizar a culpa do não comprometimento, ou do esforço a mais exigido para o sistema atual. Caso de troca deve ocorrer a partir do momento que seja identificado que determinada peculiaridade de informação ou velocidade de alguma informação seja limitada por esse sistema atual.
Em casos de se comprovar que o sistema atual não é compatível com a demanda a ser atendida na gestão, novas rodadas de testes em outros sistemas devem se iniciar, mas nunca paralisar o ciclo de informação. Depois de classificar seu sistema como o ideal é hora de fazer valer a manutenção que você paga e o principal, o dinheiro que você investiu e ainda investe em seu negócio para manter ele em atividade, acho que já é um bom motivo para se esforçar não acha?
Defina as prioridades das rotinas e as pessoas responsáveis por cada rotina. Com certeza após a delegação das responsabilidades, seu sistema nunca mais será subutilizado. Mas um detalhe, esse comprometimento deve existir primordialmente por parte do “dono” ou “diretor da rede”. Adicionando boas práticas e técnicas de gestão financeira, já será possível dar o primeiro passo para ter um posto “auto gerenciável”.
Importante valorizar esse esforço e criar a disciplina diária nos registros das transações, pois somente será possível tomar decisões a partir das informações processadas, possibilitando que os relatórios expressem a realidade dos fatos ocorridos no posto no determinado mês ou ano. Feito tudo isso, não tem como a gestão e o dono do posto não ter informações suficientes para entender o momento atual e buscar planos de correções de rotas nas estratégias e processos que vão possibilitar o posto de crescer.
Nossa opinião sobre tudo isso
Diante dessas justificativas e orientações, nosso conselho é que você dono ou gestor reavalie o conceito sobre sistema de gestão e crie um caminho de pró atividade e foco na gestão do negócio, que somente é possível com a utilização do sistema em referência. Acredite, o sistema de gestão do seu posto está a favor do crescimento, não encare como um problema ou concorrente a ser combatido!
Até breve – Carlos Bispo
