Quando você avalia o desempenho do seu posto, você tem a sensação de que alguns processos podem ser mais efetivos e as informações mais acessíveis e confiáveis?
Além disso, conseguiu atender a tempo todas as obrigações fiscais que se enquadraram ao seu negócio de revenda de combustíveis? Essas são só algumas das dificuldades encontradas pelos revendedores quando sentem que o sistema atual já está gerando prejuízos.
Neste artigo vamos te ajudar a entender qual o momento certo de trocar seu sistema de gestão.
a. Seu sistema não acompanha as mudanças na regulação fiscal – O cenário fiscal brasileiro está em constante mudança. A carga tributária, o modelo de cálculo de impostos e o controle exigido pela legislação são muito complexos e estão sempre sendo atualizados. Neste sentido é fundamente que o seu sistema de gestão esteja preparado para atender a todas as novas demandas regulatórias.
b. Sua contabilidade não conta com informações seguras – O fluxo de caixa, ou seja, o balanço entre as entradas e as saídas, é um dos dados mais importantes para medir a saúde financeira do posto. Ele deve ser sempre seguido e monitorado de perto, apresentar dados apurados e precisos, para assim ser possível saber se o negócio está gerando lucro ou não. Se você não tem confiança nas informações sobre a contabilidade que seu sistema de gestão fornece, isso significa que chegou o momento de rever seus processos e de entender quais funcionalidades estão faltando para que seus dados sejam confiáveis.
c. Você e seus colaboradores não utilizam o sistema como deveriam – Outro grande indicador de que é hora de reconsiderar o seu sistema de gestão atual é a constatação de que seus colaboradores estão realizando fora do sistema os trabalhos que deveriam ser feitos dentro dele. Isso diminui consideravelmente o valor e a efetividade de qualquer software de gestão. O importante é realizar a troca antes que os processos fiquem inconsistentes e prejudiquem os seus indicadores de gestão.
d. Sistema antigo lento ou difícil de usar – Considere um fornecedor que ofereça uma solução intuitiva e que invista em usabilidade. São pontos primordiais que impactam no dia a dia da revenda.
e. Acompanhamento das novas tecnologias – Novas tecnologias são introduzidas no mercado, mudando as formas de interação nos negócios. A mobilidade é um ótimo exemplo. Seu sistema de gestão possui essa funcionalidade? Se sim, em que nível? É possível visualizar as informações de qualquer lugar, com a agilidade que precisa e com a possibilidade de inserção de dados? É cada vez maior o número de gestores que utilizam smartphones para acessar os dados do posto garantindo acesso a dados gerenciais, relatórios precisos e informações estratégicas para auxiliar uma tomada de decisão com mais velocidade em qualquer lugar e a qualquer hora.
f. Sistema Lento e Instável – Postos de combustíveis são operações de grande volume de transações em contato direto com os clientes. Nesses casos, a agilidade na pista e loja de conveniência é crucial para um atendimento rápido e eficiente, melhorando significativamente a experiência do consumidor. Um sistema lento ocasiona na perda de tempo, competitividade do negócio e até no aumento da quantidade de horas extras feitas pelos colaboradores.
g. Seu sistema torna difícil a extração de dados e relatórios – É essencial extrair os dados de maneira rápida e fácil e ganhar tempo na hora de interpretá-los. Você precisa saber quais partes do seu negócio estão funcionando e quais não estão, e você precisa disso pra ontem.
h. Difícil acesso ao suporte técnico – Quando existem problemas ao contatar o suporte técnico, pode significar problemas na sua gestão. Sem suporte técnico rápido e atencioso fica difícil treinar sua equipe corretamente, resolver possíveis problemas do dia-a-dia e também tirar dúvidas. Dê prioridade para empresas que prezam por um bom suporte técnico e se preocupam em evoluir o sistema de acordo com a evolução da sua empresa.
i. Alto custo de manutenção – Se a cada manutenção você percebe que sua investida está causando muitos mais gastos do que economia, a decisão de manter o sistema pode comprometer a estratégia da corporação. Pesquise sempre. Fazer orçamentos com outros desenvolvedores ajudará a comparar os seus gastos e confirmar se vale a pena trocar o software de gestão.
É hora de troca o Sistema de Gestão? Veja os próximos passos. Pronto ! Você avaliou o seu sistema atual, viu os benefícios que a atualização para um novo software vai trazer e agora é o momento de, efetivamente, realizar a troca.
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Saber o que deve ser melhorado em cada área – Converse com a sua equipe e busque entender quais funcionalidades eles mais valorizam e quais gostariam de ver acrescentadas ao software. Faça um mapeamento de seus procedimentos e entenda como a informação circula de área para área, garantindo que, no novo sistema, esse fluxo ocorra sem interrupções e sem perda de dados.
Busque informações do mercado sobre o novo fornecedor – Busque um parceiro que entenda do seu negócio, e que antes de apresentar uma proposta comercial, faça um diagnóstico completo da gestão da sua empresa, tentando identificar os principais gargalos da sua operação e do seu processo de tomada de decisão. Também verifique a reputação e ligue para alguns clientes que tem utilizam o sistema.
Não compre só o sistema de gestão, mas o treinamento e consultoria – Invista constantemente em informação e em treinamento para os funcionários que utilizam a ferramenta para evitar que ela se torne obsoleta. Por isso, para que seus funcionários realmente se engajem — e utilizem — o software, é preciso exigir que seu novo fornecedor ofereça não só o suporte da solução, mas também o treinamento necessário para uso completo da ferramenta.
Conclusão – Mudar seu sistema pode exigir muito esforço e custos, mas, se sua empresa enfrenta algumas das situações listadas nos capítulos anteriores, sem dúvidas, isso será compensado pelo aumento na eficiência, na qualidade dos serviços e na geração de receita para você e valor para seus clientes.
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