O Novo Código Civil Brasileiro estabelece que as empresas são obrigadas a conservar documentos e correspondências relacionadas à atividade. Reafirmando a necessidade de arquivo, o Código Tributário Nacional prevê que o prazo para guardar é de cinco anos.
 
O Novo Código Civil Brasileiro estabelece que as empresas são obrigadas a conservar documentos e correspondências relacionadas à atividade. Reafirmando a necessidade de arquivo, o Código Tributário Nacional prevê que o prazo para guardar é de cinco anos. “Esse período pode ser prorrogado se houver início de fiscalização junto à empresa ou se o órgão arrecadador entender que houve dolo ou fraude nas operações da empresa”, explica o consultor contábil e fiscal do Sulpetro Celso Arruda.
De acordo com o consultor, na área civil, um credor pode cobrar débitos até cinco anos anteriores ao início da ação. “Também se aplica a tese de que, iniciado um processo de cobrança, esse prazo fica suspenso, pois seria injusto com o credor, se, devido à demora da Justiça brasileira, perdesse o direito de cobrar dívidas por vencimento de prazos.”
 
Na área trabalhista, após a demissão, um empregado tem até dois anos para ingressar com ações trabalhistas, podendo cobrar direitos que possuam até cinco anos antes de sua demissão. “Com isso, a empresa deve guardar os documentos pelo mínimo por sete anos”, orienta Arruda. Recomenda-se que os empregadores mantenham documentos referentes aos contratos de trabalho de seus funcionários por até 30 anos, para eventuais pedidos de informações por parte deles quando forem requerer aposentadorias.
 
“Na área fiscal, documentos digitalizados somente são aceitos se tiverem autenticação digital, pois os órgãos de arrecadação se valem dos documentos físicos para ratificar as informações prestadas pelos contribuintes”, declara Arruda. Conforme o consultor, uma vez iniciadas as ações judiciais, tanto na área fiscal como na área cível, todos os documentos a elas relacionados devem ser guardados enquanto durar o processo.
 
Fonte: Posto Avançado