Aprenda como fazer a gestão das maquininhas POS do seu posto de gasolina

Você sabia que até 2 % das vendas não podem ser confirmadas pelas operadoras ? 

De acordo com o Portal G1, postos de gasolina podem ter prejuízos que facilmente ultrapassam mais de R$ 300 mil com golpes utilizando máquinas de cartão.

E, geralmente, essas fraudes só são descobertas depois que a empresa perde muito dinheiro. E o problema não para. A falta de gestão das maquininhas POS pode causar perdas com taxas cobradas em desacordo ao contrato, vendas não confirmadas pelas operadoras e mais. E isso tudo acontece, quando:

1. O posto possui várias maquininhas de cartão, mas não faz a gestão correta delas;
2. O revendedor não monitora quantas vendas acontecem em cada maquininha;
3. O gestor financeiro não faz a menor ideia de quantas e quais taxas são cobradas em cada uma delas;
4. O gestor não sabe se os valores transacionados estão caindo corretamente na conta bancária e também não sabe se os pagamentos previstos estão sendo creditados corretamente, ou pior: acredita que tudo está bem, pois não realiza nenhuma forma de conciliação das vendas realizada com cartões.

Alguns desses casos é o seu? Então, confira a seguir por que fazer a gestão das maquininhas POS no seu posto.

As maquininhas POS são aquelas máquinas de cartão sem fio e sem integração a nenhum sistema.

Se não há integração, portanto não há automação.

Mas é exatamente por conta dessa falta de ligação com um sistema, que o POS é muito comum em postos de gasolinas, pois facilita que os frentistas possam finalizar as suas vendas sem que os clientes precisem sair do carro. E não é somente a mobilidade que atrai os donos de postos de combustíveis a escolherem este terminal de compra, existem outras vantagens do POS, como:

. são compactos e móveis;
. possuem uma bateria de longa duração;
. dispõem de comunicação sem fio e grande capacidade de armazenamento;
. teclado numérico e display;
. impressora térmica;
. leitores de cartões magnéticos e chipados;
. o POS utiliza uma linha telefônica ou conexão GPRS para comunicação;
. os cupons das vendas são impressos pelo próprio POS, dependendo do tipo de equipamento utilizado na transação, não sendo necessário o uso de um computador, automação comercial ou ECF.

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Bom, percebe-se que existem muitas vantagens em obter um POS no seu posto de gasolina, certo? No entanto, é importante você entenda muito mais do que apenas os benefícios.

Entender como funciona uma venda numa máquina POS é importante para que o gestor ou o dono do posto de combustível possa ter o real controle sobre as transações e ter um processo mais seguro.

A segurança nas transações com cartões, principalmente em máquinas POS, passa pela conferência diária de tudo o que é vendido e também do que é cobrado.

Não adotar processos eficientes para a gestão de POS, que envolve um correto controle financeiro e o uso de uma ferramenta de conciliação de cartões, pode representar um grande risco para as finanças da empresa.

Veja quais são os principais problemas da falta de gestão das maquininhas POS: 

Até 2% das vendas podem não ser confirmadas pelas operadoras

Ainda que você considere a gestão de maquininhas importante ou já tenha um conciliador, pode ser que você nunca tenha realmente conferido se todas as vendas foram confirmadas pelas operadoras.

E ainda que você ignore essa informações, pois acredita que 2% das vendas é um número muito pequeno.

Faça o cálculo em cima das suas transações anuais, por exemplo, e tenha uma pequena ideia do prejuízo financeiro que pode estar acontecendo agora no seu posto de combustível.

Perder muito tempo com processos manuais

Se você confere as suas vendas em POS de forma manual, então deve se identificar com esta situação:

. Você precisa imprimir o encerrante de cada maquininha;
. Acessar o portal de cada operadora para obter os extratos das vendas em lotes de transações;
. E somente depois começar, de fato, a conferência das vendas, certo?
. Quanto tempo você perde com esse processo? Horas? Dias? Semanas?

As empresas que ainda fazem todo esse processo manualmente, acabam perdendo muito tempo fazendo a mesma coisa.

Além de, é claro, contarem com a maior possibilidade de erros, por se tratar de um processo extenso e detalhado.

Um dos erros mais comuns é digitar alguma informação errada, afinal essa é uma atividade repetitiva e muito cansativa para a equipe, levando ao inevitável erro.

E acredite, um pequeno erro desse tipo pode causar grandes perdas financeiras.

Cobrança de taxas de cartão indevidas

Não saber quais taxas de cartão estão sendo cobradas pelas adquirentes, é bastante comum entre as empresas.

Pelo menos 12% delas perdem dinheiro por conta de cobranças de taxas indevidas por parte das operadoras.

Por isso, apesar de ser comum não controlar as taxas, essa não é uma atitude correta.

Afinal, elas podem variar bastante entre as operadoras, entre os tipos de segmento ou mesmo serem cobradas taxas diferentes das acordadas em contrato.

Operação sujeita a fraudes

Acredite, a maioria dos gestores e donos de postos de combustíveis sequer sabe quando acontece uma fraude na sua empresa.

Esse também é o seu caso?

O golpe da maquininha de cartão, por exemplo, acontece quando uma pessoa troca a maquininha sem fio (POS) por outra muito parecida. Quando uma venda é passada naquela maquininha, o valor cai na conta do golpista e não na conta da empresa. Esse golpe é muito simples, acontece com frequência e pode causar grandes prejuízos. Principalmente para redes de postos que não fazem a gestão das maquininhas de cartão.

Afinal, se você tem certeza de todas as vendas e recebíveis, rapidamente você consegue descobrir se está havendo alguma fraude.

Como automatizar o controle da maquininhas POS?

Manter uma auditoria e gestão completa de uma única máquina POS, é fácil.No entanto, manter esse mesmo controle em diversas maquininhas diferentes, que estão presentes em diversas filiais diferentes e de forma totalmente manual, é praticamente impossível.

Afinal, são muitas transações para controlar e com a rotina diária no posto de combustível, essa prática pode passar despercebida, acumular ou simplesmente se perder entre outras tantas prioridades.

Pensando nisso, existem vários sistemas de conciliação de cartões que vão desde a conciliação das vendas até o monitoramento de cada terminal.

Confira quais são as principais funcionalidades de um sistema de conciliação de cartões:

Conciliação de vendas facilitada: Com essa ferramenta você evita receber valores incorretos e consegue resolver problemas de transações duplicadas ou não confirmadas pelas operadoras, com antecedência;

Auditoria de taxas: Você conhece todas as taxas que são cobradas em uma das suas maquininhas de cartão? Se a resposta for não, fique tranquilo. É mais do que comum que gestores e donos de postos de combustíveis não façam ideia do que está sendo cobrado em seus POS e isso vai de taxas de vendas à taxas de aluguel e conectividade de cada maquininha.

Monitoramento de POS: Você consegue, facilmente, saber se algum POS está inativo? ou quantas transações acontecem em cada maquininha? Com o monitoramento de POS você consegue saber quais maquininhas não estão funcionando, em quais maquininhas estão transacionando vendas ou não e quantas vendas estão sendo realizada em cada terminal.

Controle de fraudes de POS: se você é dono ou gestor de um posto de combustível, deve saber muito bem que este é o segmento onde ocorrem mais fraudes em máquinas de cartão, como o golpe da maquininha fake, por exemplo. O sistema monitora cada POS e consegue identificar se alguma maquininha foi trocada por uma falsa ou se algum funcionário está fraudando a empresa. Basta conferir os dados que estão dispostos no sistema.

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