Como elaborar um plano de contingência para os postos de combustíveis?

Com os decretos de quarentena em vigor em todo o país e com a redução do fluxo de clientes nos postos de combustíveis, os empresários deste ramo se viram em uma situação bastante preocupante. 

Contudo, ainda existem maneiras de se prevenir e amenizar os impactos com a criação e aplicação de um plano de contingência, caso o isolamento e as restrições de funcionamento se estendam por mais tempo.

O plano de contingência nada mais é do que a elaboração de estratégias eficazes para se prevenir em relação a uma situação atípica, como esta que estamos vivendo. 

Entretanto, as perdas podem ser reduzidas se houver uma colaboração entre os donos, fornecedores, sócios e equipe de funcionários.

Neste artigo, veremos a importância do plano de contingência para os postos de combustíveis, bem como explicaremos as melhores formas de proceder para a sua elaboração.

A importância do plano de contingência

A grande relevância de fazer esse tipo de abordagem antes ou até mesmo durante uma crise é a prevenção. Ela pode ser crucial para salvar o empreendimento, de modo que as estratégias podem ser utilizadas na crise atual ou em uma futura situação inesperada.

No caso da pandemia do coronavírus, no momento ainda não há como prever o que vai acontecer. Por isso, é muito importante que se trabalhe na elaboração de um plano eficiente, que sirva como meio de mitigar os danos e os possíveis prejuízos futuros.

Sobre a elaboração do plano de contingência, é válido lembrar que ele deve ser feito integralmente de acordo com as normas e restrições estabelecidas nos decretos vigentes.

Verificação do problema

A elaboração do plano de contingência precede da avaliação do problema principal e de suas implicações. Neste momento, o plano seria feito para diminuir os riscos à saúde dos clientes, colaboradores e os prejuízos de ordem financeira para o empreendimento.

Tudo deve ser levado em consideração neste momento. Os impactos já podem ser sentidos pelos postos de combustíveis. Isso facilita a identificação dos riscos futuros e da ocorrência dos problemas já existentes.

É preciso avaliar com calma questões como a redução do fluxo de caixa, o cuidado com a integridade da saúde das pessoas, a diminuição dos horários de atendimento, o tamanho da equipe de funcionários, as restrições impostas pelos decretos municipais e estaduais, entre diversas outras questões.

Isso é feito com um auxílio mútuo entre todos os envolvidos na empresa. Isso ocorre, pois todos podem ter pontos importantes a acrescentar nesse momento de avaliação prévia, o que auxilia muito na próxima fase.

Plano de ação

É uma ferramenta simples e eficiente para o planejamento e acompanhamento das suas atividades com o foco em atingir uma meta ou solucionar problemas.  

Este documento normalmente é criado em formato de planilha contendo objetivos, ações  e os responsáveis de cada função.

Como fazer um plano de ação? 

Depois da verificação do problema, passa-se a fase prática de elaboração do plano de ação.  Neste momento, todas as informações recolhidas na primeira fase serão utilizadas para auxiliar na criação de estratégias relevantes e assertivas para a mitigação da crise enfrentada.

Você precisa ter em mente 5 passos fundamentais para a realização do plano: 

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento
• Encerramento

Aplicação prática

Após realizar a verificação das implicações do problema e proceder com a criação do plano, é hora de colocá-lo em prática. Todas as medidas e estratégias cuidadosamente pensadas e incluídas no plano de ação devem ser cumpridas com máximo rigor.

No caso do fluxo de caixa por exemplo, as estratégias devem ser relacionadas ao corte de despesas, negociação com credores e proprietários caso o espaço do seu posto ser alugado e na avaliação de medidas governamentais de acesso ao crédito.

Você sabe como fazer um fluxo de caixa? 

Veja um passo a passo simples:

• Verifique o saldo inicial da sua empresa;
• Classifique suas receitas e despesas;
• Registre todas as entradas de caixa por período.
• Atualize e corrija os lançamentos realizados.

Você precisa ter em mente que um fluxo de caixa é fundamental para o seu negócio não sofrer grandes perdas em momentos de crise. 

Já em relação a saúde de colaboradores e clientes, pode-se avaliar o uso de EPIs, dessa forma, previne-se no que for possível o contato entre colaboradores e clientes do local, reduzindo assim a chance de transmissão.

Além disso, é possível incluir um treinamento de orientação e conscientização da importância de seguir a risca todas as medidas criadas. Esses treinamentos por exemplo, podem conter etapas de higienização pessoal e, principalmente, higienização dos locais comuns do posto.

Acima de tudo, deve haver um comprometimento com a equipe, para que todos possam focar no objetivo comum: a mitigação dos prejuízos de ordem financeira do local, e principalmente a prevenção do vírus.

Análise dos resultados do plano de contingência

Uma vez que o plano é colocado em prática, já é possível verificar os primeiros resultados, mas somente ao fim do período determinado é que pode ser feita uma análise mais precisa das estratégias utilizadas.

No caso específico dos postos de combustíveis, é possível verificar se as medidas de prevenção foram adotadas da maneira correta e se elas ainda estão de acordo com as indicações dos órgãos e agências competentes, como a Organização Mundial da Saúde (OMS) e a Agência Nacional do Petróleo (ANP).

As medidas que deram certo devem ser preservadas, já as estratégias que se provaram não eficazes devem ser repensadas para que novas medidas sejam estabelecidas. Dessa forma, os bons resultados irão aumentar e o posto poderá passar pela crise de maneira mais tranquila.

É interessante mencionar que o ciclo de aplicação prática e de análise dos resultados deve ser mantido enquanto o problema existir. 

Tudo o que for aplicado deve ser avaliado posteriormente.  Isso é feito, para que na nova etapa de aplicação sejam executadas as soluções para os problemas verificados anteriormente.

Não é tarde para elaborar e aplicar um plano de contingência, embora o problema já exista e afete o empreendimento. O que se pode fazer agora é diminuir os prejuízos futuros, de maneira a abrir espaço para que quando tudo for resolvido, o posto possa voltar ao seu funcionamento normal, sem que as consequências da crise sejam permanentes.

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