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Por muitos anos atuei na implantação de lojas de conveniências. Meu trabalho iniciava com a definição do layout da loja, em um trabalho conjunto com uma equipe de arquitetura. Depois de definido o layout, partia-se para as obras civis, contratação de fornecedores de equipamentos, mobiliário, compra do enxoval inicial da loja e diversas outras atividades relacionadas. Quando estava quase tudo pronto, era necessário treinar a equipe que trabalharia na loja.

Em meio a um corre-corre de gente entrando e saindo da loja, o franqueado definia quem seria a pessoa a ser treinada no sistema de informações da loja. Então, o pessoal da empresa prestadora do serviço iniciava seu trabalho. Há muitos anos atrás, os bancos de dados ficavam no próprio servidor do posto. Então, era necessário fazer o cadastramento de cada item que seria vendido na loja. Imagine cadastrar manualmente mais de 1.000 itens, descrevendo nome, embalagem, peso, fornecedor, etc… Não era nada fácil. E a ocorrência de erros de digitação era corriqueira.

Hoje em dia, os cadastros veem praticamente prontos. Basta fazer alguns ajustes e principalmente, conferir as variáveis tributárias que ocorrem de um estado para outro.

E nesse ponto é que mora o perigo. Muitas vezes as pessoas responsáveis pelo cadastramento dos produtos desconhecem ou conhecem muito pouco sobre o impacto que o cadastramento equivocado de um item pode causar nos resultados financeiros do negócio. Vivenciei casos em que a loja apresentava resultado negativo porque havia sido feito o cadastramento errado da embalagem.

Um caso foi relativo a um tipo de iogurte. A embalagem de compra por parte da loja era de 12 unidades. Para venda no PDV deveria ser fracionada. Mas não foi. Ou seja. A cada venda de uma unidade de iogurte, 12 unidades eram baixadas do estoque. Depois de algum tempo, o estoque estava negativo em muitas unidades.

Se a fiscalização tivesse visitado a loja neste período, a loja teria sérios problemas.Além disso, a informação equivocada inutiliza os resultados dos relatórios gerenciais. Uma loja que sabidamente dá lucro, pode apresentar prejuízo por uma falha de cadastramento. 

Outra questão fundamental no cadastramento de produtos são as alíquotas de impostos, tanto estaduais quanto federais. Existem diversas categorias de tributação de produtos e não vou citar todas porque não é esta a intenção do artigo. Mas vou me ater a uma que incide sobre algumas categorias importantes da loja.

A substituição tributária.Esta categoria de tributação implica no recolhimento do ICMS por parte do fornecedor e não do comprador. Normalmente são alíquotas altas.
Acredito que a maioria dos sistemas já tenha um bloqueio para que não haja erros quando se escolhe a tributação para bebidas, por exemplo.Se o responsável pelo cadastramento, por acaso cadastrasse de maneira equivocada a alíquota, sem ser substituição tributária, a loja pagaria o imposto dobrado.Já pensou no impacto que isso traria para o resultado financeiro da loja? Pois é.

Muitas vezes, os proprietários de lojas delegam a atividade de cadastramento a pessoas que não tem a capacidade de entender o impacto que um “pequeno” erro tem sobre o negócio.

Por isso, se for o seu caso, repense sobre isso e delegue o cadastramento a alguém que tenha noção do tamanho da responsabilidade que é cadastrar corretamente os produtos que você vai vender na sua loja. Seu negócio e seus resultados dependerão muito dessa peça-chave.

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