O que é reconciliação de inventário e como funciona

A saúde de todo empreendimento comercial depende, fundamentalmente, do controle preciso do que é comprado e do que é vendido. Mas o caminho que o produto percorre, desde a saída do estoque até o consumidor, passa por atalhos e desvios que precisam, em cada etapa, ser cuidadosamente monitorados e ajustados para garantir o resultado financeiro desejado. Exatamente como em uma viagem, em que é importante planejar a rota mais curta e segura, os pontos de parada e abastecimento e – o mais imprescindível – checar regularmente o roteiro para se chegar mais rapidamente, otimizando a utilização de recursos ao máximo.

Quando falamos especificamente sobre postos de combustíveis, esse controle é delicado. Mapear com precisão a quantidade de combustível nos tanques, e até o que é vendido através das bombas, é um processo complicado, mas que se torna cada vez mais ágil e transparente com a ajuda da tecnologia.
Os sistemas de medição eletrônica chegaram para oferecer em tempo real as informações da quantidade de combustível – nos tanques e até do que é vendido – e relatórios de reconciliação de inventário confiáveis que indicam, com precisão, qualquer distorção nos resultados.

Mas o que é exatamente a reconciliação de inventário?

Ele é, basicamente, o resultado da diferença entre o que há nos tanques e o que foi vendido nas bombas. Qualquer erro nessa matemática indica problemas que precisam ser imediatamente identificados. Seja um erro na entrega, um vazamento no tanque ou qualquer outro.

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Uma das vantagens dos sistemas de medição eletrônica que controlam a quantidade de combustível nos tanques é a possibilidade de serem integrados à automação das bombas, além de informarem, em tempo real, o movimento do produto em ambos os equipamentos. A reconciliação de inventário, somado a eventuais novas entregas no período, gera relatórios de reconciliação claros e descomplicados. Em uma única tela o gestor do posto tem a visão exata dessas quantidades. Que são dados importantes para planejar e tomar ações mais assertivas e em menor tempo.

Qual a vantagem dos sistemas de medição eletrônica em comparação a outros, como a régua? A norma NR9 determina que os postos de combustíveis em todo o território nacional adotem sistemas eletrônicos para o controle dos combustíveis em estoque. A medição com régua continua valendo em situações específicas (calibração do sistema de medição, por exemplo), entretanto há algumas ressalvas quanto a procedimento e equipamentos de proteção.

A medição por régua, além de produzir resultados inexatos, significa tempo e recursos desperdiçados. O processo é totalmente manual, requer o uso de EPIs (tais como máscara, capacete, luvas, etc) e precisa ser executado várias vezes para se obter o máximo de precisão possível. E mais: ao destacar um funcionário para fazer a medição, o posto fica com um frentista a menos no atendimento, podendo perder vendas.Da mesma maneira, a reconciliação do inventário, além de ficar inexata, vai demandar calculadora, tempo, paciência ou, na melhor das hipóteses, uma planilha de Excel.

O processo de Reconciliação Automática de inventário, obtido através do Sistema de Medição Automático, traz ao gestor informações da movimentação de estoque nos tanques, relacionando os mesmos com as movimentações dos bicos, considerando nesse processo as entregas realizadas no período. O interessante nesse processo é que toda a comunicação é realizada entre hardwares (Bombas – Concentradores de Bombas – Sistema de Medição de Tanques) o que impossibilita manipulação de dados, gerando confiabilidade nas informações.
Resumindo: a medição não eletrônica cria desperdício de tempo e recursos, além de gerar informações imprecisas que certamente irão prejudicar seriamente a lucratividade do seu negócio.

É complicado operar sistemas de medição eletrônica?Isso é um mito. Sistemas de medição eletrônica são intuitivos e simples de operar. Após um breve treinamento, você terá todas as condições para operá-los com a mesma facilidade que maneja o seu computador, seu telefone celular, ou controla sua conta bancária pela internet. A própria interface do equipamento possui menus explicativos das funções do sistema. As tecnologias vieram para simplificar a vida e os negócios com uma agilidade surpreendente.

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Por: Carlos Ribeiro

Fonte: Blog Gilbarco