Checklist para Padronização de Postos

Padronize as rotinas do posto, ganhe tempo e reduza o desperdício utilizando os Check Lists Gerenciais do Portal Brasil Postos.

O Checklist é uma ferramenta gerencial que auxilia os gestores na delegação e auditoria de todas as atividades de um posto de combustível. O resultado é a padronização da operação que passa a ser executadas da maneira correta alavancando a produtividade, otimizando processos e reduzindo custos com multas, acidentes ou retrabalho.

Quando utilizar um Check List ? O Check List Gerencial pode ser utilizado sempre que for necessário auditar os processos do posto. Também pode ser utilizados para delegar funções para os subordinados e para treinamento de colaboradores. Servem como ferramenta para medir a qualidade da execução dos serviços dos colaboradores.

Como executar um Checklist? A primeira etapa é definir o que precisa ser verificado. A segunda etapa é etapa é definir quem vai executar o check list. Existem gestores que fazem questão de aplicar eles mesmos esta ferramenta de controle enquanto outros criam equipes responsáveis pela execução. Muitas vezes estas equipes de “controle de qualidade” percorrem todos os postos da rede para verificar a padronização dos processos e do atendimento. Com a definição dos responsáveis aplique um treinamento demonstrando como utilizar e a importância desta ferramenta.

O Checklist pode ser Customizado para o meu negócio? Sim. Cada operação de posto de combustíveis é diferente de outra. A localização, bandeira, quantidade de funcionários, tipo de combustíveis vendidos, serviços oferecidos fazem com que cada operação seja única. Antes de utilizar a ferramenta, valide cada item com gestores e colaboradores experientes e que irão utilizar os Check List. Realize testes para certificar que o instrumento está validado ou se é necessário alterar alguma coisa. Normalmente, durante o teste sempre surgem dúvidas e sugestões de melhoria. As planilhas são em excel e podem ser alteradas em qualquer momento.

11 Modelos prontos de Check List pronto para ser utilizado: 

• Check List – Gerente Operacional – Nesta planilha são apresentadas todas as rotinas operacionais de um Gerente de Posto. Desde a definição de metas até a compra de combustíveis este instrumento apresenta todas as atividades que devem ser verificadas e executadas.

• Check List – Administrativo – Documentação Obrigatória, Alvará de Funcionamento, Licença de Operação, Arquivamento de Documentos et … Nesta planilha são apresentadas todas as rotinas administrativas para o funcionamento de um Posto de Combustível.

• Check List – Frentista – O trabalho de frentista deve seguir uma rotina rigorosa pois esta é uma das principais funções de um Posto. Limpeza, Arrumação da Pista, Aferição da Bomba, Atendimento ao Cliente, Uso de EPI, Venda de Produtos, Uniformização tudo deve ser verificado para mantar a qualidade do atendimento. Este check list serve para garantir que tudo seja feito obedecendo o padrão estabelecidos de acordo com as normas de segurança.

• Check List – Análise da Qualidade de Combustíveis – A análise da qualidade de combustível garante a sobrevivência do negócio e ela só pode ser feita de acordo com procedimento pré estabelecidos e com os instrumentos corretos. Nesta planilha o gestor assegura que esta tarefa seja feita conforme a controle de qualidade do combustível.

• Check List – Segurança do Trabalho – A fiscalização do Ministério do Trabalho é uma das mais atuantes no segmento de Postos de Combustíveis. Uso de EPI´s , Lei do Benzeno, Treinamento da NR 20 e outras NR’s, Exames Obrigatórios são atividades que devem ser verificadas com regularidade para evitar multas e processos trabalhista.

• Check List – Placas Obrigatórias – A falta de informação obrigatória ao clientes é umas das principais causas de infrações nas fiscalizações da ANP e outros órgãos de fiscalização. Nesta planilha é possível fazer a verificação da ANP, Inmetro, Procon, Conama, Bombeiros, Ministério do Trabalho e outros órgãos fiscalizadores. Evite multa e dores de cabeça executando este Check List e regularizando o Posto de Combustível.

• Check List – Regulamentação Ambiental – Descarte  Incorreto de Resíduos, Contaminação e Vazamentos ocorrem com frequência. A revenda, no mínimo, quatro vezes ao ano deve fazer um levantamento de todos os focos potenciais de contaminação para evitar o passivo ambiental. Utilize esta ferramenta para auditar o controle ambiental do Posto.

•  Check List – Equipamentos de Abastecimento – A bomba de combustíveis, bicos, conexões e mangueiras são equipamentos que sofrem grande desgaste devido a toxidade dos combustíveis e a quantidade de acionamentos. Fazer a manutenção e revisão destes equipamentos garante um operação eficiente e segura. Neste check list todos os itens de verificação são apresentados para o correto acionamento destes equipamentos.

• Check List – Comunicação Visual – Iluminação, Precificação, Exposição de Produtos, Lonas, Galhardetes, Banners e outros elementos fazem parte da principal estratégia de atração de clientes nos Postos de Combustíveis que é a comunicação visual. Este check list apresenta de forma detalhada todos ao elementos que devem ser checados mantendo uma imagem adequada tanto para o posto bandeirado como para o posto bandeira branca.

• Check List – Tem Fiscal no Posto – Periodicamente existe fiscalização em todos os postos do país. Para evitar que o gestor seja pego de surpresa este check list apresenta os principais pontos que auditados durante uma fiscalização. Utilize esta ferramenta para garantir que sua operação está de acordo com os principais órgãos fiscalizadores.